Agendamento com IA: seu cliente marca horário com o agente

O agente agora agenda

Os agentes da Sintue ganharam uma capacidade nova: marcar horários. O cliente diz o que precisa, o agente consulta a agenda da empresa, oferece os horários que estão livres e deixa o compromisso marcado antes da conversa terminar. O mesmo vale para remarcar, cancelar e conferir um compromisso que já existe.

Uma pessoa decide às onze da noite que precisa de uma avaliação, uma consulta ou um orçamento. Ela abre uma conversa com o agente da empresa, pergunta se há horário na quinta de manhã e resolve ali mesmo. Ninguém da equipe precisa conferir a agenda e retornar no dia seguinte, e a pessoa não fica com a pendência de ligar de novo no horário comercial.

Como um horário é marcado

Um agendamento de ponta a ponta começa com o cliente escrevendo — ou dizendo, quando a conversa é por voz — que quer marcar uma consulta na próxima semana.

O agente consulta a disponibilidade e responde com o que encontrou: na terça há horário às 10h e às 14h30; na quarta, só no fim da tarde. A agenda é lida naquele momento, e o que já foi ocupado não entra na lista de horários oferecidos.

O cliente escolhe a terça às 10h. O agente confirma e marca. O compromisso entra na agenda da empresa na mesma hora e, quando o cliente informou um e-mail na conversa, o convite chega na caixa de entrada dele.

Por trás dessa sequência está o mesmo mecanismo de ferramentas que o agente usa para buscar respostas nos documentos da empresa: consultar a disponibilidade é uma ação, marcar é outra, e o agente escolhe o momento de usar cada uma a partir do que o cliente pede.

Marcar é só o começo

Remarcações e cancelamentos fazem parte da rotina de qualquer agenda, e os dois passam pelo mesmo caminho. O cliente que precisa mudar uma consulta de dia pede a mudança ao agente, que localiza o compromisso, verifica os horários livres e remarca depois que o cliente escolhe o novo horário. Para cancelar, basta pedir — o agente identifica o compromisso certo, confirma com o cliente e cancela.

O cliente também pode simplesmente conferir o horário que marcou: o agente responde com dia, hora e — quando a empresa trabalha com mais de uma agenda — com quem.

Um detalhe de privacidade que importa: cada cliente só encontra os próprios compromissos. A agenda da empresa pode estar cheia, mas o que o agente mostra a cada pessoa é somente o que foi marcado por ela.

Várias agendas, um agente

Uma clínica com três profissionais, um estúdio com duas salas, uma empresa com mais de uma unidade: em muitas operações a agenda não é uma só. O agente trabalha com várias agendas do mesmo jeito. Quando há mais de uma agenda disponível para agendamento, ele pergunta qual o cliente prefere — o profissional, a sala, a unidade —, compara a disponibilidade e marca na agenda certa.

Se o cliente já sabe com quem quer ser atendido, basta dizer. Se tanto faz, o agente pode oferecer os primeiros horários livres entre todas as opções.

A agenda continua sendo a da empresa

O agente trabalha em cima da agenda que a empresa já usa no dia a dia — hoje, pela integração com o Google Agenda. Os compromissos marcados pelo agente aparecem ali, lado a lado com os que a equipe marca por conta própria, e a rotina de quem olha a agenda de manhã continua a mesma.

Três regras dão segurança a esse funcionamento:

• Os horários oferecidos vêm de uma leitura da agenda feita na hora, durante a conversa.
• Antes de mexer na agenda, o agente descreve o que entendeu — dia, hora, com quem — e pede a confirmação do cliente.
• Se o horário escolhido for ocupado enquanto a conversa acontece — pela equipe, ou por outro cliente —, o agente percebe o conflito ao marcar e oferece alternativas, em vez de criar um compromisso duplicado.

E quando aparece um pedido que foge do que o agente resolve, a conversa vai para um atendente humano, com o histórico completo.

Para quem vive de horário marcado

O agendamento pesa mais onde o horário marcado é o centro da operação: consultórios e clínicas, salões e estúdios, escritórios que atendem com hora marcada, assistências técnicas que agendam visitas. Nesses negócios, um pedido de horário que fica sem resposta é um cliente que pode fechar com quem respondeu primeiro.

Esse é o mesmo raciocínio de capturar interessados fora do horário comercial, agora com um passo a mais: além de responder quem chega de madrugada ou no fim de semana, o agente já deixa o compromisso marcado. O interesse que apareceu de madrugada vira um horário na agenda de quinta — e a equipe começa o dia com a agenda preenchida, em vez de uma lista de recados para retornar.

Para ativar

O agendamento já está disponível nos agentes da Sintue. Quem já tem um agente configurado conecta a agenda da empresa, escolhe quais agendas ficam abertas para os clientes e ativa o agendamento no agente: pronto, ele passa a marcar.

Do lado do cliente, o resultado é direto: pedir um horário e sair da conversa com ele marcado — sem espera e em qualquer horário.